POLíTICA DE INTEGRIDAD ESMAC, S. C. (ACOP)
POLíTICA DE INTEGRIDAD
Índice
Introducción
I. Manual de Organización y Procedimientos.
- Funciones por área conforme a la estructura de la empresa.
- Organigrama
- Diagrama de Flujo de la empresa
II. Código de conducta
- Valores de la empresa
- Conductas prohibidas y obligatorias en la empresa
- Medio de difusión de la Política de Integridad de la empresa
III. Sistemas adecuados y eficaces de control, vigilancia y auditoría
- Responsable de controlar, de vigilar y de auditar en la empresa el cumplimiento de la política de integridad entre todos los miembros de la empresa
- Procedimientos de control, de vigilancia y de auditoría que se llevan a cabo en la empresa para que se cumpla la Política de Integridad
IV. Sistemas adecuados de denuncia
- Mecanismos de denuncia
- Detallar proceso de atención a las denuncias internas
- Sanciones o consecuencias en caso de que se haya transgredido a las normas internas y política de integridad
V. Sistemas y procesos adecuados de entrenamiento y capacitación
- Forma de Capacitación respecto de la política de integridad
- Objetivo y temario del curso
VI. Políticas de recursos humanos tendientes a evitar la incorporación de personas que puedan poner en riesgo a la integridad de la corporación
- Política de no discriminación
- Proceso de reclutamiento de la empresa
- ¿Cómo evitar que el nuevo personal que ingresa a la empresa no incumpla con las normas internas y la política de integridad?
VII. Mecanismos que aseguren en todo momento la transferencia y publicidad de sus intereses
Introducción.
La Política de Integridad es con el fin de establecer detalladamente las reglas y responsabilidades a las que todo empleado de Esmac, S. C. (con nombre comercial Acop) debe apegarse; buenas prácticas, instrumentos y procesos internos tanto dentro como fuera de la misma que la fortalezcan haciéndola competitiva, que acceda a cadenas de suministros, mejore su reputación y llegue a mercados globales.
No se tolerará el incumplimiento de la Política de integridad; el incumplimiento puede dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias, que podrán variar en función de la gravedad del incumplimiento, políticas mismas que podrían ir desde la suspensión de empleo sin sueldo, la finalización del contrato laboral y/o denuncia ante las autoridades competentes.
I. Manual de Organización y Procedimientos
La empresa mexicana ACOP nace en el año de 1998 en la ciudad de Cuernavaca, Morelos, México, quien ha ofrecido desde entonces, servicios de control de plagas urbanas con tecnología de punta, logrando mejores resultados en el control de plagas, cuidando siempre la salud de sus clientes y protegiendo el medio ambiente. En Julio del 2012 cambia de razón social a ESMAC, S.C.
A través de los procesos se asegura la disponibilidad de recursos e información necesaria para la operación y el seguimiento de estos procesos, en él se encuentra definida la planeación de la realización del servicio, determinando, los objetivos de calidad y los requisitos del servicio, los procesos, documentos y recursos para el servicio; las actividades de verificación, validación, seguimiento, medición e inspección, así como los criterios para la aceptación del mismo y los registros para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos establecidos.
Funciones
Las funciones que realiza cada área de la empresa son las siguientes:
Dirección:
A cargo del Director General y Gerente Administrativo.
La función principal es establecer y mantener procesos estandarizados en sincronía con las necesidades y planes estratégicos, así como obtener la información necesaria para tomar decisiones estratégicas efectivas sobre el desarrollo e implementación del SGC, así como la mejora continua de su eficacia mediante:
- La comunicación de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.
- La política organizacional y de calidad
- Los objetivos de calidad
- La asignación de recursos
Los cuales son transmitidos a los colaboradores de la empresa a través de cursos y reuniones periódicas.
Actividades:
- Determinar y proporcionar recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGC, considerando las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes y lo solicitado a proveedores externos.
- Asegura los recursos necesarios del SGC y su mejora a través de determinar y proporcionar:
- Las personas necesarias para la implementación eficaz del SGC y para la operación y control de sus procesos a través del proceso Recursos
- La infraestructura y ambiente de trabajo necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y
A través de los procesos se asegura la disponibilidad de recursos e información necesaria para la operación y el seguimiento de estos procesos, en él se encuentra definida la planeación de la realización del servicio, determinando, los objetivos de calidad y los requisitos del servicio, los procesos, documentos y recursos para el servicio; las actividades de verificación, validación, seguimiento, medición e inspección, así como los criterios para la aceptación del mismo y los registros para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos establecidos.
Funciones
Las funciones que realiza cada área de la empresa son las siguientes:
Dirección:
A cargo del Director General y Gerente Administrativo.
La función principal es establecer y mantener procesos estandarizados en sincronía con las necesidades y planes estratégicos, así como obtener la información necesaria para tomar decisiones estratégicas efectivas sobre el desarrollo e implementación del SGC, así como la mejora continua de su eficacia mediante:
- La comunicación de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.
- La política organizacional y de calidad
- Los objetivos de calidad
- La asignación de recursos
Los cuales son transmitidos a los colaboradores de la empresa a través de cursos y reuniones periódicas.
Actividades:
- Determinar y proporcionar recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGC, considerando las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes y lo solicitado a proveedores externos.
- Asegura los recursos necesarios del SGC y su mejora a través de determinar y proporcionar:
- Las personas necesarias para la implementación eficaz del SGC y para la operación y control de sus procesos a través del proceso Recursos
- La infraestructura y ambiente de trabajo necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y
La estructura organizacional de Esmac se apoya en los siguientes procesos:
PROCESOS DE NEGOCIO
Ventas
Proceso liderado por el Gerente Administrativo y tiene como objetivo: Establecer los lineamientos para la venta de los servicios asegurando se cubran las necesidades de los clientes y los objetivos de la empresa. Inicia desde la prospección, seguimiento, venta y atención postventa.
Funciones:
- Buscar prospectos para venta de
- Dar seguimiento a las necesidades o problemática del prospecto hasta cerrar la
- Dar seguimiento a las necesidades o problemática de los
- Elaborar documentación del proceso y dependiendo del alcance del
- Solicitar fecha y hora para el
- Verificar la realización del servicio.
- Solicitar carpeta técnica cuando el cliente lo
- Mantener comunicación con el cliente con la finalidad de monitorear la eficacia del servicio.
Servicios
Liderado por el Gerente Administrativo.
Proceso medular de la empresa. Su objetivo es programar y realizar los servicios asegurando se lleve a cabo la totalidad de los mismos, de acuerdo a las necesidades de los clientes y los objetivos de la empresa.
Los servicios se controlan de acuerdo a lo estipulado en el proceso de Servicios (Ver anexo 1) y los instructivos de Desinsectación, Desratización y Termonebulización.
Facturzación y cobranza
Responsable Contador. Teniendo como objetivo: Llevar acabo la planeación financiera de la empresa, esto es los bienes y recursos financieros y seguir los lineamientos para la Facturación y Cobranza de los servicios.
Actividades:
- Registros contables
- Pagos de nómina
- Registros y trámites ante el IMSS
- Control y facturación
- Pagos
- Realizar el plan financiero de la empresa
PROCESOS DE APOYO
Compras
El Gerente Administrativo es responsable de este procedimiento, cuyas actividades se describen en el proceso COMPRAS.
Actividades:
- Seleccionar y evaluar proveedores de insumos primarios de acuerdo a precio, atención y
- Selección, evaluación y en su caso integración de nuevos plaguicidas a la rotación y relación de plaguicidas.
- Realizar la documentación requerida mediante las políticas establecidas por la
- Verificar los insumos adquiridos a la entrega (lotes, fecha de caducidad, envases en buen estado físico).
Mantenimiento
A cargo del Auxiliar General.
Teniendo como objetivo Mantener Los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de los equipos y automóviles de la empresa.
Se cuenta con bitácoras y programas de mantenimiento para asegurar que se cumplen los requisitos del servicio:
- Programa de mantenimiento a equipo de fumigación.
- Bitácora de mantenimiento a equipo de fumigación.
- Bitácora de mantenimiento
- Bitácora de mantenimiento a equipo de cómputo.
Recursos humanos
A cargo del Gerente Administrativo.
La función de Recursos Humanos es proveer el Talento Humano calificado y motivado para cada una de las áreas conforme a los perfiles y roles asignados dentro de la organización; además de la gestión de entrenamiento organizacional alineado a los objetivos estratégicos de la empresa.
Actividades:
- Selección, asignación y aceptación del Talento
- Capacitación del personal de acuerdo a las necesidades actuales y futuras de los procesos y
- Mantener actualizada la matriz de puestos considerando los puntos: Educación, Formación, Habilidades y
- Realizar pruebas de entrenamiento, evaluando el resultado del
- Asignar el Equipo de Protección Personal asegurando su adecuación, adicionalmente se cumplen los requisitos de Seguridad e Higiene.
I. Código de conducta
Valores de la empresa
Los valores con los cuales se identifica Esmac, S. C. (Acop) son:
- Significa hacer lo correcto con nuestros clientes, proveedores, consumidores y gobiernos. Al actuar con integridad, reflejamos positivamente la reputación de la Empresa.
- Para ofertar servicios de control de plagas urbanas, en forma profesional y segura para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, buscando siempre la mejora continua.
- A la empresa, a nuestros clientes, compañeros de trabajo, así como a la filosofía de la empresa en el desarrollo de nuestras actividades.
- Respeto y honestidad. A nivel personal y con dignidad hacia los demás.
- Libertadad: Para dar a conocer nuestras opiniones y sugerencias que contribuyan al crecimiento organizacional y mejora continua.
- Responsabilidad: Con normas de excelencia en todos los actos, acciones y compromisos establecidos.
- Trabajo en equipo: Reflejando una actitud participativa, creativa y responsable.
- Liderazgo: Identificando y reconociendo las habilidades de las personas, impulsando a sus compañeros para llegar a metas y objetivos específicos.
- Colaboración: Esto es, la forma en que la organización se comunica. Incluyendo las diferentes tecnologías y plataformas que los miembros de la organización utilizan para hablar del trabajo, ofrecer opiniones y enriquecer sus ideas.
Conductas prohibidas y obligatorias en la empresa
Es responsabilidad de todo empleado llevar a cabo las siguientes conductas dentro de la empresa:
Empleados:
- Tratar a los demás empleados con respeto, cortesía e
- Evitar el mal uso y/o desperdicio de recursos de la
- Capacitarse de manera constante para el mejor desempeño en sus
- Asegurarse de conocer y aplicar las políticas y los procedimientos establecidos por la empresa en el código de integridad.
- Comportarse en todo momento, de manera positiva cuidando la reputación de la
- Mantener la seriedad y privacidad de la empresa o evitar la divulgación.
- Apegarse al código de vestimenta de la empresa
- Llevar a cabo las medidas sanitarias establecidas por la empresa para prevención de contagios por COVID 19
- Mantener un vocabulario de respecto durante la jornada laboral entre los empleados. Queda estrictamente prohibido en la empresa:
- El consumo de alcohol o drogas en el lugar de trabajo y/o en horario
- Fumar fuera de las áreas expresamente señaladas para tal propósito.
- Utilizar el equipo de cómputo, así como los bienes de la empresa para negocios externos o actividades ilegales o no éticas (juegos de azar, pornografía o temas ofensivos) siendo enunciativo más no limitativo.
- El participar en actividades personales durante el horario laboral que interfieran o le impidan cumplir con sus responsabilidades
- Ofrecer a cualquier funcionario de gobierno cualquier bien, monto o beneficio, directa o indirectamente, a cambio de un trato
- El hostigamiento y acoso sexual entre los empleados sin importar el cargo
- El uso de información privilegiada y/o confidencial en beneficio
Personal Directivo
El personal directivo deberá presentar en todo momento un modelo de conducta ejemplar que promueva la cultura de cumplimiento e integridad.
Es responsabilidad del personal directivo:
- Conocer el contenido del presente código de
- Garantizar que los empleados que supervise comprendan sus
- Crear un ambiente adecuado para que los empleados puedan presentar sus inquietudes respecto al cumplimiento de este código; así como del desempeño de sus
- No fomentar o instruir a los empleados para actuar en contravención del Código de Conducta.
Relaciones entre miembros de la empresa
- La relación entre miembros de la misma área o departamento se sujetará en todo momento en un trato respetuoso y un ambiente de compañerismo entre los empleados de la empresa.
Relaciones con clientes, proveedores y consumidores
- Toda operación comercial o negociación con clientes, proveedores o consumidores deberá ser regida con respeto y
- Los productos y/o servicios de la Empresa, deben ser presentados de manera honesta y En consecuencia, se prohíbe participar en prácticas desleales, engañosas o confusas.
Manejo de Información
- Atendiendo a su área de trabajo y labores encomendadas, cada empleado debe garantizar la no divulgación de información de la empresa, establecido en el convenio de confidencialidad de la empresa.
- Queda estrictamente prohibida la falsificación de cualquier tipo de
- El personal con acceso a datos personales debe reunir, usar y procesar dicha información únicamente con fines legítimos expresados en el aviso de privacidad
Manejo de Recursos Materiales y Financieros
- Los empleados deben proteger todos los bienes de la Empresa y utilizarlos únicamente en forma adecuada y eficiente. Así mismo, todos los empleados deben proteger los bienes de la Empresa contra pérdida, daño, uso incorrecto,
Conflicto de Interés
- Si se produce un Conflicto de interés o si una persona se encuentra frente a una situación que pueda involucrar o dar lugar a un conflicto de interés, el empleado deberá comunicarlo a su superior jerárquico de
Empleos externos y actividades fuera del trabajo
- Queda prohibido ser empleado o recibir pagos de cualquier cliente, proveedor o competidor de la Empresa por cualquier concepto sin la aprobación previa por escrito del superior jerárquico.
Obsequios, atenciones y otras cortesías
- Todo miembro debe abstenerse de hacer cualquier regalo o brindar cualquier atención o servicio que pueda ser entendido como un acto de corrupción o encaminado a obtener un trato preferencial. En ningún caso se podrán realizar o recibir obsequios consistentes en:
- Préstamos.
- Ventajas monetarias
Soborno
- Queda tajantemente prohibido para todo miembro de la Empresa, el ofrecer o prometer en forma directa o a través de intermediarios, un favor personal, financiero o de cualquier otro tipo, a fin de obtener o conseguir un negocio u otra ventaja de parte de un tercero, ya sea público o privado.
- Los empleados deben abstenerse de realizar cualquier actividad o conducta que pudiera dar lugar a la aparición o sospecha que un soborno ha tenido
Medio Ambiente y Compromiso con la Comunidad
- Todos los miembros de la Empresa se comprometen a proteger el medio ambiente y a realizar sus actividades de manera responsable y
Medios de difusión del código de Integridad de la empresa
Todos los colaboradores pueden consultar el código de integridad de la empresa, Política, Misión, Visión y Valores de Esmac a través de su portal de internet en https://www.acop.com.mx/.
III. Sistemas adecuados y eficaces de control, vigilancia y auditoría
Responsables de controlar, vigilar y auditar la empresa para el cumplimiento de la política de integridad.
En la empresa los responsables del Control, Vigilancia y Auditoría del cumplimiento de la Política de Integridad está conformado de la siguiente forma:
Control: Dirección General
Vigilancia y Auditoría: Gerente Administrativo
Procedimientos de control, de vigilancia y de auditoría que se llevan a cabo en la empresa para que se cumpla la Política de Integridad.
Control.
Se realizan reportes por cada responsable de control, vigilancia y auditoria de forma anual con las estrategias para hacer cumplir la política de integridad las cuales son revisadas y aprobadas por Dirección General.
Vigilancia
Anualmente se revisará y actualizará la política de integridad en la empresa con la finalidad de mejoras, considerando las opiniones del personal de la empresa. En caso de incumplimiento de la política de integridad se dará lugar a la aplicación de medidas disciplinarias o amonestaciones, las cuales son resueltas en consenso por medio de los formatos de violación a la política de integridad por los responsables del control y revisión una vez definida la sanción se envía reporte a Dirección para su autorización y aplicación.
Auditoria
Por semestre se realiza auditoria mediante una rúbrica de los reportes entregados a Dirección con la finalidad de verificar que se estén llevando
IV. Sistemas adecuados de denuncia
